Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Trong bài viết này Tư vấn Blue xin tư vấn các bước thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh như sau:
Hình minh họa
Việc thay đổi địa chỉ chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là việc thay đổi cơ bản tất cả các thông tin, chỉ tiêu liên quan đến việc quản lý thuế, quản lý doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi này sẽ dẫn tới những thay đổi lớn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất cũng như các điều kiện có liên quan đến việc chuyển địa điểm hoạt động kinh doanh của mình.
Bước 1. Tiến hành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa chỉ trụ sở chính theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như hướng dẫn
Theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014: “Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.”
Theo đó doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục như sau:
Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh trụ sở khác quận nộp 05 bộ hồ sơ lên chi cục thuế cũ để chốt thuế hiện tại và nhận kết quả là mẫu 09, 09a.
Hồ sơ gồm:
- Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận
- Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở
- Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.
- Mẫu 08.
- Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.
- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
- Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính
- Thời hạn thủ tục hoàn thành tại Chi Cục thuế thông thường là 10- 15 ngày làm việc.
Bước 2. Tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
1. Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (Doanh nghiệp có thể tham khảo Mẫu thông báo tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo bao gồm:
- Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
- Thông tin về địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
- Thông tin thuế đăng ký thay đổi;
- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
2. Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
3. Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
4. Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
5. Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
6. Thông báo của Chi cục thuế về việc doanh nghiệp (người nộp thuế) chuyển địa chỉ trụ sở chính.
Lưu ý:
- Đối với việc chuyển địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc nộp tờ khai thuế cũng như đóng thuế đầy đủ cho Chi cục thuế theo quy định của pháp luật.
- Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp chỉ làm thay đổi nội dung thông tin liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp của cơ quan đăng ký k không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Thay đổi trụ sở công ty có được sử dụng hóa đơn đỏ cũ
Trên hóa đơn hiện tại của doanh nghiệp có thông tin địa chỉ trụ sở chính chi tiết. Do đó khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp phải thông báo với chi cục thuế về việc công ty thay đổi mẫu hóa đơn đang sử dụng. Đối với:
Công ty tiếp tục sử dụng hóa đơn đỏ cũ thì doanh nghiệp phải khắc thêm dấu địa chỉ mới để đóng vào hóa đơn đồng thời thông báo với cơ quan quản lý thuế việc doanh nghiệp thay đổi mẫu hóa đơn.
Công ty đặt in lại hóa đơn hoặc đăng ký mua lại hóa đơn tại Chi cục thuế thì phải làm thủ tục thông báo hủy hóa đơn cũ với lý do hủy là do thay đổi địa chỉ công ty.
Thay đổi địa chỉ công ty có phải hủy dấu công ty cũ không?
Con dấu công ty hiện tại đóng vai trò quan trọng với các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp chưa hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán. Do đó mọi doanh nghiệp đều quan tâm đến việc khi thay đổi trụ sở chính công ty có phải hủy dấu? Để trả lời câu hỏi này thì phải dựa vào tình trạng con dấu hiện tại của doanh nghiệp, cụ thể:
Các công ty sử dụng con dấu do công an cấp trước ngày 01/07/2015, hoặc các công ty khắc dấu theo mẫu cũ đều ghi nhận thông tin quận, huyện trên con dấu. Nếu vậy khi thay đổi địa chỉ sang quận, huyện khác sẽ phải thay đổi con dấu doanh nghiệp.
Các công ty khắc dấu theo quy định mới không có thông tin về quận, huyện trên con dấu thì chỉ phải thay đổi con dấu khi doanh nghiệp đăng ký chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác mà thôi.
Vậy khi thay đổi con dấu công ty, doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục hủy dấu tại công an không? Qua quá trình triển khai dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp tại các tỉnh luật sư thấy rằng: Tất cả các tỉnh đều thống nhất hồ sơ đăng ký thay đổi mẫu dấu gồm có biểu mẫu ban hành theo thông tư 20/2015/TT-BKHĐT; Thêm vào đó chỉ một số các tỉnh như Hưng Yên, Hải Dương,… mới yêu cầu doanh nghiệp nộp kèm giấy xác nhận của công an về việc công ty hủy con dấu hiện tại. Theo nghị định 99/2016/NĐ-CP có quy định doanh nghiệp phải hủy dấu cũ khi thay đổi con dấu, nhưng hủy vào thời gian nào và có phải xuất trình xác nhận hủy dấu khi làm thủ tục thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh hay không lại tùy thuộc vào quy trình giải quyết của từng địa phương.
Mọi vấn đề vướng mắc về các bước thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh, quý vị hãy liên hệ Tư vấn Blue để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
- thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh
