Cách ghi số tiền bằng chữ trên hoá đơn GTGT

Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng trong lĩnh vực kế toán, là cơ sở để thanh toán, quyết toán thuế cũng như xác định chi phí trong doanh nghiệp. Chính bởi vậy, việc lập và cách ghi các loại hóa đơn đều yêu cầu phải đáp ứng những nguyên tắc nhất định. Vậy, cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào là đúng? Luật Blue sẽ hướng dẫn bạn cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Hình minh họa

Dù được thể hiện dưới hình thức nào, là hóa đơn điện tử, là hóa đơn tự in, hay hóa đơn đặt mua thì cũng giống như các loại hóa đơn khác, hóa đơn giá trị gia tăng cũng phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn được lập bao gồm:

Tên hóa đơn.
Tên hóa đơn là yếu tố bắt buộc phải được thể hiện trên mỗi hóa đơn. Việc thể hiện tên của mỗi loại hóa đơn không chỉ giúp phân biệt hóa đơn trong hoạt động kế toán mà còn thể hiện sự thống nhất trong mẫu hóa đơn. Ví dụ trong trường hợp này, tên của loại hóa đơn giá trị gia tăng được lập sẽ ghi rõ tên hóa đơn là: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.

Trường hợp nếu sử dụng hóa đơn này như một chứng từ cụ thể áp dụng cho công tác hạch toán kế toán thì có thể kèm theo tên khác ngoài tên chính của hóa đơn. Tuy nhiên cần lưu ý, tên kèm theo phải ghi sau tên của loại hóa đơn với cỡ chữ có thể nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: ghi theo hướng: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, hoặc ghi theo hướng: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH).

Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;
Trên hóa đơn còn phải thể hiện mẫu số hóa đơn. Mẫu số hóa đơn được hiểu là những thông tin ký hiệu của tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu hóa đơn này. Việc thể hiện mẫu số hóa đơn là căn cứ để phân biệt các hóa đơn trong cùng loại hóa đơn, mang tính chất “đánh dấu” hóa đơn này với hóa đơn khác. Còn ký hiệu hóa đơn sẽ được phân biệt thông qua hệ thống chữ cái tiếng Việt, và hai chữ số cuối của năm theo quy định của pháp luật.

Tên liên hóa đơn.
Mỗi hóa đơn khi được lập thường sẽ có từ 02 liên hóa đơn trở lên. Việc lập hóa đơn thành nhiều liên không chỉ là cơ sở ghi nhận nội dung thông tin về việc lập hóa đơn, còn là cơ sở để đối chiếu khi xảy ra vấn đề tranh chấp, đồng thời đây là yêu cầu trong việc lưu trữ hồ sơ trong hoạt động hạch toán kế toán. Và theo quy định của pháp luật thì số liên tối đa của một hóa đơn được lập không quá 09 liên. Trên mỗi liên hóa đơn phải thể hiện tên của từng liên để thuận tiện trong vấn đề phân loại và sử dụng, ví dụ: liên 1: Lưu; Liên 2: Giao cho bên mua hàng hóa.

Số thứ tự hóa đơn.
Số thứ tự của hóa đơn thường được xác định theo dãy số tự nhiên thể hiện theo ký hiệu của hóa đơn, tối đa trong một ký hiệu hóa đơn sẽ có 07 chữ số tự nhiên. Số thứ tự hóa đơn là cơ sở thuận tiện trong việc kiểm tra, tìm kiếm về thông tin hóa đơn.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Thể hiện thông tin tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ, được thể hiện theo quy định của pháp luật.
Ghi rõ họ tên, chữ ký của người mua, người bán và con dấu người bán (nếu có) cũng như thông tin về ngày tháng năm lập hóa đơn.
Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Ngoài những nội dung thông tin cần thiết phải có trên, việc thể hiện nội dung thông tin trên hóa đơn, trong đó có nội dung về số tiền trên hóa đơn cũng cần đảm bảo những yêu cầu nhất định. Cụ thể:

Căn cứ theo quy định tại điểm k khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, nội dung trên hóa đơn phải thể hiện bằng tiếng Việt. Điều này không có nghĩa là không được thể hiện tiếng nước ngoài trên hóa đơn, tuy nhiên, trường hợp trong hóa đơn có thể hiện tiếng nước ngoài, thì nội dung tiếng nước ngoài sẽ được đặt ngay dưới dòng Tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc phải được đặt trong ngoặc đơn.

Trong đó, chữ số ghi trên hóa đơn sẽ là các số tự nhiên từ 0 đến 9 (ví dụ: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9). Người bán có thể thể hiện cách thể hiện số tiền bằng số trên hóa đơn theo hai cách:

Cách 1: Nếu như sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

Cách 2: Nếu như sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

Ví dụ cùng một số tiền là 100 triệu 850 nghìn đồng 350 đồng có thể viết trên hóa đơn theo hai cách:

Áp dụng cách 1 sẽ viết là: 100.850.350 đồng hoặc áp dụng cách 2 sẽ viết là: 100,850,350 đồng.

Nội dung về “tổng số tiền thanh toán” được thể hiện trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ Tiếng Việt. Vậy nên, nếu dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng tiếng Việt đầy đủ dấu thì không có vấn đề gì, nhưng nếu nội dung này được viết bằng chữ không dấu thì trường hợp này, cần lưu ý, việc viết dòng chữ này bằng cách nào không quan trọng nhưng phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch về nội dung của hóa đơn, không làm thay đổi cách xác định số tiền trên hóa đơn. Đồng tiền ghi trên hóa đơn phải được thể hiện là đồng Việt Nam. Tuy nhiên, một số trường hợp người bán hàng hóa được phép thu ngoại tệ theo nội dung pháp luật cho phép thì trường hợp này, dù số tiền bằng số có thể thể hiện bằng đơn vị khác Việt Nam đồng thì khi thể hiện tổng số tiền thanh toán bằng chữ, người lập hóa đơn vẫn phải ghi bằng tiếng Việt (Điểm e Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Đồng thời, theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì nội dung thể hiện trên hóa đơn, trong đó bao gồm về nội dung thể hiện số tiền phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không tẩy xóa sửa chữa, không được sử dụng mực màu đỏ; không sử dụng nhiều màu mực trong cùng một hóa đơn; mực phải rõ nét, cùng màu mực, loại mực.Chữ viết cũng như thông tin chữ số phải được thể hiện liên tục, không gián đoạn, không ngắt quãng, đảm bảo tính thống nhất về nội dung và không được ghi đè lên dòng chữ khác đã có sẵn.

Như vậy, có thể thấy, đối với cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng, pháp luật cũng chỉ đưa ra yêu cầu chung chung, không quá chi tiết, trong đó nhấn mạnh đến yêu cầu là thể hiện tổng số tiền bằng chữ phải bằng Tiếng Việt, và dù ghi như thế nào cũng không được dẫn đến cách hiểu sai lệch về nội dung hóa đơn. Do vậy, người lập hóa đơn có thể linh động trong cách viết về số tiền bằng chữ trên hóa đơn, chỉ cần đảm bảo yêu cầu trong phạm vi quy định của pháp luật nêu trên.

Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Luật Blue để được tư vẫn miễn phí.

Thông tin liên quan:
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu trong Công ty cổ phần Doanh nghiệp trước khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ phải lập và gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Vậy thủ tục thông báo phát hành […]
Thủ tục tạo hóa đơn trực tiếp in từ máy tính tiền Hóa đơn trực tiếp in từ máy tính tiền là một trong những giải pháp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Luật Blue sẽ hướng dẫn quý vị qua bài viết sau. Các quy định về tạo hóa […]
Các lỗi thường gặp khi kê khai thuế GTGT đầu ra Kê khai thuế GTGT là công việc hàng tháng, hàng quý mà kế toán phải làm. Tuy nhiên, vẫn thường hay xảy ra các sai sót dẫn đến phải kê khai bổ sung, điều chỉnh. Xác định sai giá trị […]
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chữ ký số Token Manager Với các đơn vị, tổ chức, cá nhân đang triển khai dịch vụ VNPT CA sẽ thấy vô cùng tiện lợi khi ứng dụng VNPT Token Manager, một phần mềm quản lý chữ ký số với những trải nghiệm mới […]
Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách: nộp hồ sơ bằng văn bản giấy hay nộp hồ sơ bằng văn bản điện […]