Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách: nộp hồ sơ bằng văn bản giấy hay nộp hồ sơ bằng văn bản điện tử. Tư vấn BLue xin được hướng dẫn Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau.
Hình minh họa
Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên liên hệ trực đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.
1.Điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Muốn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định rất rõ các điều kiện yêu cầu với một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. - Phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối phần mềm các bên liên quan
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
2. Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32). - Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
3. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy
Với cách thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy, bạn cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ như sau:
Bước 1: Lập hóa đơn mẫu
Bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo hóa đơn mẫu. Tiếp đó ký số lên mẫu hóa đơn và in ra bản giấy.
Lưu ý rằng, một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản hóa đơn thể hiện hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Khi này, kế toán sẽ phải nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn trước khi in ra bản giấy.
Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Tổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó sẽ in ra giấy và tiến hành đóng dấu.
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó cũng nhấn in ra giấy rồi ký và đóng dấu của doanh nghiệp.
Bước 4: Nôp hồ sơ hoàn chỉnh để cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp
4. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Ngoài việc gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử thì cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cũng không khác nhiều với bằng văn bản giấy.
Cụ thể:
Bước 1: Lập hóa đơn mẫu
Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn rồi xuất ra file word.
Lưu ý nên đặt tên file không dấu. Ví dụ: Mau_hoa_don.
Lập mẫu hóa đơn
Tiếp đó, bạn tiến hành chuyển đổi hóa đơn giấy bằng cách nhấn Chuyển đổi HĐ giấy, nhấn ký điện tử để ký số lên mẫu hóa đơn và xuất ra file word.
Chuyển đổi hóa đơn giấy.
Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Bạn in bản quyết định đó ra rồi ký và đóng dấu.
Tiếp đó sẽ scan màu ra file ảnh và insert ảnh vào file word mới. Đặt tên file không dấu.
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Vì hệ thống thuế chưa có cấu trúc XML cho thông báo phát hành hóa đơn điện tử nên sẽ lập theo mẫu của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (TT26).
Trên giao diện thông báo phát hành, bạn nhấn in và chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (tự in, đặt in) (TT26)”. Tiếp đó chọn xuất khẩu XML để nộp báo cáo qua mạng hoặc NK vào HTKK.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hoặc một cách khác, bạn cũng có thể kết xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK.
Xuất XML tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trên ứng dụng HTKK
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử
Sau khi đã hoàn thành xong 3 bước trên, chuẩn bị đủ bộ hồ sơ cần nộp, bạn tiến hành nộp hồ sơ trên hệ thống kê khai thuế mà đơn vị mình sử dụng hoặc nộp ngay trên hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK).
Với trường hợp nộp trên hệ thống HTKK của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:
Đăng nhập hệ thống HTKK theo đường link: http://nhantokhai.gdt.gov.vn
Nếu bạn chưa đăng ký tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn thì có thể nhấn vào mục “Tài Khoản”, chọn “Đăng ký tờ khai” để đăng ký. Trường hợp đã đăng ký rồi thì bỏ qua bước này.
Nhấn vào mục “Nộp tờ khai”, chọn “Nộp tờ khai XML”. Sau khi đã tiến hành nộp thành công, bạn nhấn vào biểu tượng tải để nộp phụ lục lần lượt Mẫu hóa đơn điện tử, Lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy (nếu có) và hoàn tất các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
- Thủ tục nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
