Phần mềm hóa đơn điện tử đã và đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống trở thành công cụ đắc lực cũng như xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp – tổ chức. Với những lợi ích thiết thực như: tiết kiệm chi phí, thời gian, cũng như chống nạn làm giả hóa đơn cùng với quy định bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử của Chính phủ và Bộ Tài chính, có thể nói hóa đơn điện tử là cánh tay không thể thiếu của doanh nghiệp. Hãy cùng Tư vấn Blue tìm hiểu Sự Cần Thiết Của Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Doanh Nghiệp,
Hình minh họa
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập tổ hợp thông tin ghi nhận hoạt động kinh doanh hàng hóa cũng như cung cấp dịch vụ, được khởi tạo – chỉnh lý bởi phần mềm cài đặt trên hệ thống máy tính của tổ chức, doanh nghiệp; đã được cấp mã số thuế đồng thời được bảo lưu, lưu trữ trong hệ thống của các bên liên quan theo đúng quy định của pháp luật về các giao dịch điện tử. Hiểu một cách đơn giản hơn, hóa đơn điện tử có toàn bộ chức năng và tính pháp lý của hóa đơn giấy truyền thống tuy nhiên được khởi tạo, xuất, gửi và lưu giữ bằng phần mềm hóa đơn điện tử.
Lợi ích thiết thực của phần mềm hóa đơn điện tử.
Tiết kiệm ngân sách cho tổ chức, doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí cần chi trả cho việc quản lý – tạo và xuất hóa đơn như chi phí đầu tư cho máy móc, văn phòng phẩm, chi phí nguồn nhân lực để thực hiện công đoạn phát hành cũng như in ấn hóa đơn cũng như phí vận chuyển, phí lưu trữ hóa đơn. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, chi phí in ấn – phát hành – vận chuyển – lưu trữ hóa đơn được giản lược tối đa so với hóa đơn giấy truyền thống. Doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng qua thư điện tử hay tin nhắn điện tử, việc lưu trữ hóa đơn cũng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết – chỉ cần sắp xếp hóa đơn vào một thư mục trên máy tính. Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí bằng 1/10 so với trước đây nhưng vẫn nhận được hiệu quả công việc tương đương.
Loại bỏ rủi ro hóa đơn giả, đảm bảo sự an toàn và chính xác.
Vấn nạn hóa đơn giả tràn lan khiến Tổng cục Thuế cũng như Doanh nghiệp và Khách hàng đau đầu có thể được xử lý dễ dàng với hóa đơn điện tử. Mỗi hóa đơn điện tử đều có mã số xác thực của Tổng cục thuế (khách hàng chỉ cần truy cập vào trang website chính thức của cơ quan thuế để kiểm tra), cũng như chữ ký số của riêng doanh nghiệp, vì vậy việc làm giả hóa đơn điện tử là điều không thể. Điều này giúp người tiêu dùng an tâm tin tưởng hơn vào doanh nghiệp cũng như là phương thức để mỗi doanh nghiệp chân chính tự bảo vệ mình trước những chiêu trò cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường
Giảm thiểu thủ tục hành chính phức tạp.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử,doanh nghiệp và tổ chức không còn phải thực hiện nhiều công đoạn, thủ tục hành chính nhiêu khê. Trước đây, muốn phê duyệt mẫu hóa đơn mới cần mất ít nhất là 2 tuần, đồng thời hàng tháng phải lập báo cáo về tình trạng sử dụng hóa đơn. Với phần mềm hóa đơn điện tử tiện ích, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn và được xác nhận trong vòng 24h đồng hồ. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, thời gian quý như vàng bạc, sử dụng hóa đơn điện tử lược bớt những thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và người tiêu dùng.
Tính thiết yếu của phần mềm hóa đơn điện tử.
Theo Nghị Định 51/2010/ND-CP, Chính phủ và Bộ tài chính sẽ tiến hành bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, hướng tới 100% doanh nghiệp và tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, chính vì lẽ đó, ngày càng nhiều đơn vị tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn truyền thống sang phương tiện hóa đơn hiện đại này. Có thể nói, hóa đơn điện tử trong thời gian gần sẽ là một trong những mảng không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
